12 способов как технологии могут улучшить производительность труда

Более сложные роли и увеличивающиеся рабочие нагрузки побуждают сотрудников в различных отраслях постоянно искать способы повышения производительности труда.

Однако ответственность за повышение производительности должна больше ложиться на менеджеров и владельцев бизнеса, а не на самих сотрудников. 

Фактически, отсутствие или недостаток технологий — одна из причин, на которую сотрудники вешают все грехи, когда не могут достичь всех своих целей. Около 85% работников не имеют необходимых ресурсов для эффективного выполнения своих задач. В то же время, у работодателей, которые оценивают свой уровень обращения с технологиями от «пионера» до «уверенного пользователя», сотрудники зачастую более продуктивны, чем у тех, кто не используют технологии вовсе.

Вангуем: если вы работаете в сфере управления персоналом или операциями, или же если вы являетесь владельцем бизнеса, вы часто сталкиваетесь с проблемой снижения продуктивности.

Мы подготовили для вас 12 способов, как при помощи технологий повысить производительность на рабочем месте.

1. Воспользуйтесь преимуществами групповых чатов.

За нехватку коммуникации придется заплатить огромную цену — буквально. Согласно исследованию американского специалиста Дебры Гамильтон, небольшие компании со 100 сотрудниками теряют около 420 000 долларов в год из-за неэффективного взаимодействия между персоналом.

Технология группового чата может значительно повысить эффективность общения и производительность сотрудников. Эти инструменты сводят к минимуму пересылку электронной почты между сотрудниками, что для многих похоже на погоню за кроликом.

На срочные вопросы можно ответить немедленно, не оставляя места для классического оправдания «Я пропустил вашу электронную почту». К большинству приложений для групповых сообщений, таких как Slack или Fleep, всегда можно получить доступ как с настольных, так и с мобильных устройств, чтобы сотрудники были в курсе дела, где бы они ни находились.

2. Создайте среду для крепкого сотрудничества.

Нет ничего лучше продуктивного мозгового штурма внутри компании. Однако технологии позволяют создавать более инновационные площадки, где сотрудники могут собираться и обсуждать идеи, создавать что-то новое или совместно находить решение проблемы.

Простые вещи, такие как технология ведения заметок, могут значительно улучшить сотрудничество между членами команды, одновременно повышая производительность труда. К большинству этих инструментов также можно получить доступ с разных устройств, поэтому сотрудники могут взаимодействовать, где бы они ни находились. 

Работники могут проводить виртуальные встречи в офисе, в дороге или дома, используя такие инструменты, как Skype, Google Meet или Zoom. Внедрите технологию совместной работы в свои повседневные операции, и ваши сотрудники будут более продуктивными и мотивированными на то, чтобы прилагать максимум усилий. 

Гениальное просто.

3. Упростите небольшие повседневные задачи.

Каждый сотрудник делает небольшие рутинные дела, на которые уходит от нескольких секунд до нескольких минут. Вы, вероятно, не обращаете особого внимания на время, потраченное на выполнение этих задач. Но в течение дней, недель и месяцев они накапливаются и приобретают серьезные масштабы.

Технологии могут упростить эти задачи и попутно повысить продуктивность на рабочем месте. Вы также можете свести к минимуму количество манипуляций, которые нужно сделать вашим сотрудникам для выполнения этих задач. Например, если ваша команда совместно использует системы и файлы, защищенные паролем, инструменты управления паролями могут быть хорошим вариантом. Это предоставит им доступ к тому, что нужно, без необходимости сообщать им фактический пароль. 

Так, безопасность данных повышается, а время ваших сотрудников экономится, поскольку им больше не нужно дёргать кого-то, чтобы получить нужную информацию.

4. Сделайте управление проектами безупречным.

Рассмотрим одну историю.

Большой проект приближается к завершению, и все в панике бегают вокруг, чтобы успеть все закончить. Сотрудник A начинает работать над Задачей X. Не зная, что кто-то уже работает над этим, Сотрудник B начинает работать над той же задачей. Возникает замешательство, и оба сотрудника чувствуют, что зря потратили время.

Версии этой истории могут быть разными, но ясно, что плохое управление проектами — это утечка производительности в любой компании. Не говоря уже о негативном влиянии, которое это оказывает на моральный дух сотрудников.

Этого легко избежать с помощью приложений для управления проектами, таких как Asana и Trello. Так, члены команды будут знать, кто над чем работает. В нем также четко указаны сроки, зависимости задач и застопорившиеся моменты в проекте, что позволяет руководителям предпринимать определенные шаги для поддержания высокого уровня производительности.

5. Автоматизация учета рабочего времени 

Если ваши сотрудники или коллеги по-прежнему используют табели учета рабочего времени, то вы упускаете многие преимущества производительности от использования автоматического учета рабочего времени.

Во-первых, вы значительно уменьшаете вероятность того, что ваши сотрудники смогут воровать время. А это сэкономит вашей компании тысячи долларов и сотни потерянных часов.

Во-вторых, вы оказываете своим менеджерам по персоналу (если вы сами не являетесь менеджером по персоналу) огромную услугу, помогая им сэкономить время, которое в противном случае они потратили бы на ручной аудит записей времени и исправление ошибочных журналов времени.

Наконец, вы получите важную информацию о том, как ваши сотрудники распределяют и тратят свое время. Это позволяет выявлять утечки производительности и возможности оптимизации. Это также открывает путь к лучшему планированию проектов, что увеличивает общую производительность сотрудников.

6. Устранение необходимости совместного использования файлов вручную.

Сколько раз вам приходилось ждать несколько минут (или даже часов), ожидая, пока ваш коллега пришлет вам нужный файл? 

В то же время, сколько раз вас прерывали коллеги, чтобы получить файл, в котором они так отчаянно нуждались?

Совместное использование файлов — одна из самых основных повседневных задач, которые сотрудники выполняют. Тем не менее это также один из самых распространенных убийц производительности труда. Такие технологии обмена файлами, как Dropbox и Box, существуют уже несколько лет, но многие компании до сих пор не используют их в своих интересах.

Инструменты обмена файлами также позволяют сотрудникам легко отслеживать историю изменений, внесенных в документ. Члены команды могут быстро определить, кто какие изменения внес, и при необходимости предоставить пояснения.

7. Адаптация сотрудника, который работает удаленно

Адаптация в целом играет ключевую роль в том, как со временем будут развиваться деятельность и производительность нового сотрудника. Именно в этот период времени сотрудники могут познакомиться с ценностями и политикой вашей компании, а также, что более важно, научиться выполнять свою работу и выкладываться на полную.

Однако с удаленными сотрудниками все становится сложнее. Менеджеры больше не могут поддерживать тот же уровень коммуникации, который необходим для процесса обратной связи, как в офисной среде. Здесь на помощь приходит ваш набор инструментов, чтобы сэкономить время и сделать процесс удаленной адаптации столь же эффективным, как и адаптация сотрудников в офисе.

В частности, вы планируете несколько важных шагов, которые необходимо выполнить в течение первых трех месяцев работы нового сотрудника. От наставника, отвечающего за их развитие и запросы, до обеспечения доступа и знаний обо всех инструментах повышения производительности на рабочем месте, которые вы используете для общения. По сути, технология предоставляет виртуальный офис, куда люди могут обращаться за информацией, ресурсами и помощью. 

Чтобы обеспечить продуктивность удаленных сотрудников, попробуйте использовать единый инструмент для управления своими проектами и командами из одной платформы, например Asana, Paymo или ClickUp.

8. Расширьте возможности самообслуживания.

С помощью технологий вы можете настроить платформы самообслуживания, на которых персонал может выполнять определенные задачи самостоятельно, вместо того, чтобы спрашивать других сотрудников в офисе. Это повышает эффективность повседневной работы всех сотрудников на рабочем месте.

9. Сделайте свое рабочее место способствующим удаленной работе

С начала кризиса COVID-19 большинству офисных работников пришлось работать удаленно. Мы уверены, что больше половины из них хотели бы продолжать работать в том же духе. 

Удаленная работа существует уже довольно давно. Преимущества очевидны, даже если у вас с командой не было возможности протестировать условия работы на дому. Сотрудники получают больше времени и гибкости, и они, наконец, могут работать так, как хотят.

Начало работы в полдень?

Пожалуйста.

Работа из кафе или парка?

Где угодно.

В свою очередь, это способствует росту количества счастливых и вовлеченных сотрудников, которые готовы работать продуктивно и помогать вашему бизнесу становиться еще более успешным. Все потому, что они видят: вы действительно заботитесь об их благополучии и балансе между работой и личной жизнью.

10. Повышение вовлеченности сотрудников 

Хотя сверхурочная работа не является целью производительности сотрудников, она показывает, как вовлеченность оказывает прямое положительное влияние на результат работы.

Использование инструмента взаимодействия с сотрудниками, такого как TINYpulse, — отличное начало. Инструменты взаимодействия с сотрудниками позволяют отправлять импульсные опросы, открывать каналы анонимной обратной связи и упрощать распознавание сотрудников одного ранга. 

Вовлеченность сотрудников с техническими возможностями ограничена настолько, насколько ограничены ваши творческие возможности. Включите элемент развлечения, такой как отправка вашим сотрудникам видеороликов с симпатичными котиками: согласно исследованию, они повышают продуктивность сотрудников на работе.

11. Обеспечьте безопасность информации

Проблема безопасности обычно возникает, когда утечка данных затрагивает организацию. 

Чего менеджеры не понимают, так это сколько времени и даже мотивации теряется, когда возникают эти проблемы. Мы говорим обо всем: от проникновения хакеров в учетные записи ваших сотрудников до кражи информации компании или сбоя ваших систем.

К счастью, онлайн-безопасность на работе привлекает все больше внимания, поскольку люди перешли на удаленную работу. Когда у вас есть несколько членов команды в совершенно разных частях мира, труднее обеспечить их безопасность, если вы не знаете, с чего начать. Они подвергаются более высокому риску угроз безопасности, когда используют разные устройства или общедоступный Wi-Fi.

Попросите свою команду использовать надежные пароли и часто менять их, обновлять свои устройства и программное обеспечение по мере необходимости и даже использовать службу VPN при работе в кафе. Это гарантирует, что они не будут тратить время на устранение проблем безопасности и смогут перенаправить эти усилия на более продуктивные задачи.

12. Своевременное обучение сотрудников

Помимо проблемы безопасности, большая часть поддержания продуктивности команд на работе заключается в предоставлении всей необходимой им информации как можно раньше. Адаптация, как уже упоминалось, — идеальное время для этого. 

Но как насчет новых политик, инструментов и методов работы, которые вам нужно навязать нынешним сотрудникам?

Самый безопасный подход, когда вы хотите познакомить свою команду с новым способом работы или программным обеспечением, — это провести тренинг до или в течение первой недели после внесения изменений. 

Этот метод повышения производительности практически полностью исключает вероятность не знать, как использовать имеющиеся ресурсы или делать что-то неправильно.

Новая эра производительности для вашего рабочего места

Производительность на работе — это концепция, которая влияет почти на все ключевые бизнес-показатели: операционные расходы, выручку, удержание и увольнение сотрудников и даже удовлетворенность клиентов. 

Это также влияет на более нематериальные, но не менее важные вещи, включая культуру компании, рабочую среду, опыт сотрудников и идентичность бренда.

Тем не менее повышение производительности труда, не перегружая ваших сотрудников, всегда должно быть приоритетом для удовлетворения этих требований.

К счастью, технологии постоянно развиваются. Новые инструменты созданы, чтобы помочь предприятиям повысить производительность и сделать работу более приятной как для сотрудников, так и для руководителей. 

Примите осознанное решение инвестировать в технологии повышения производительности и включите их в свою основную бизнес-стратегию.