Онбординг это, или как адаптировать сотрудников компании?

Давайте разбирать лучше подходы в представленном направлении. Распространено заблуждение, что адаптация — это процесс ознакомления новичка с рабочими моментами, коллегами и действующими проектами, который длится пару дней после приступления к должностным обязанностям. На практике, это этап погружения человека в корпоративную культуру, принятые в корпорации подходы к решению поставленных задач, а также построение эффективного взаимодействия с командой.

При прохождении успешного адаптирования, новый член коллектива быстрее вливается в работу и продолжительное время приносит пользу для руководства. В случае неудачи, около половины сотрудников уходит из компании в течение шести месяцев со дня найма. Не стоит оставлять подобный процесс на самотек — это слишком рискованно.

Онбординг — это важный этап на пути к успеху

Представленное понятие произошло от английского словосочетания «On board», что переводится как: «На борт». В этом случае будет уместна аналогия с самолетом и стюардессой перед взлетом. Работницы встречают пассажиров у входа в салон, приветствуют их, помогают найти нужное место, объясняют, куда положить вещи, где расположена уборная, а также инструктируют по правилам техники безопасности. Когда человек летит на самолете впервые, после такого разъяснения ему станет все понятно. 

Также происходит и с новичками в компании. HR-менеджер должен сориентировать их во всех корпоративных процессах и помочь быстрее влиться в коллектив. Другими словами, онбординг сотрудников — внутриорганизационная социализация, то есть комплекс мероприятий для новичков, которые помогут быстрее почувствовать себя комфортно в команде. Более глобальной целью этого процесса называют сплоченность коллектива с минимальной текучкой.

«Сидеть будешь за этим столом, кулер с водой справа, туалет по прямой, а Макса не трогай…» — тоже программа адаптации персонала в дела компании, но не самая удачная. Грамотный подход HR-специалиста выглядит так:

• предоставить место для осуществления рабочих задач, оборудование и форму, в случае необходимости;
• провести экскурсию по компании и представить коллегам (к слову, тимбилдинговые ребята даже назначают совместные корпоративные завтраки-обеды: покушал, поговорил, проникся коллективным духом);
• побеседовать о серьезном — рассказать об истории и цели корпорации, основных занятиях, какой продукт производится (дополнительно можно поведать о том, кто кому подчиняется/кто за что отвечает);
• ответить на организационные вопросы: у кого просить отпуск, больничный, повышение и прочее;
• транслировать ценности компании, не забывая об инсайдерских деталях, мол: «это наш главный конкурент и мы все его недолюбливаем», «на дни рождения принято скидываться по 300 гривен».                                                                                                                      

Введите человека в курс дела, объясните его обязанности, как работает тот или иной прибор и прочее, вот что такое адаптация персонала. Это все поможет удержать работников и избавиться от текучки на долгое время.

Что такое онбординг: зачем на нем концентрировать внимание

Давайте еще раз сориентируемся на простом пример. У вас есть комод, в него можно кинуть вещи как попало, и через несколько недель найти мятые тряпки, которые не подойдут для выхода на улицу. Точно так же и в рабочем коллективе. Новичок, которого закинули в команду как попало, будет выполнять свои обязанности двумя способами:

• не так, как нужно руководству;
• чувствовать себя некомфортно, как на примере с «мятыми вещами», и уйти на другое место работы.                                                                     

Особенно к смене коллектива склонны миллениалы, у которых отсутствует генетически встроенная черта к терпению, как у бумеров. Новичок, которому провели топовый онбординг сотрудников, легко поймет, что и зачем он делает в корпорации. Он быстро почувствует себя частью дружной команды. Именно такие работники считаются самыми сплоченными и сильными. Дела организации движутся вперед, когда все счастливы и действуют заодно. Клиенту намного приятнее ассоциировать себя с брендом, у которого внутри все лампово и четко.

План адаптации нового сотрудника: основные правила

Придерживаясь приведенного процесса «вливания», чтобы толковый новичок не сбежал от вас к конкурентам:

1. Расскажите об основных структурных элементах и культуре учреждения во время найма, чтобы человек заранее понимал, с чем предстоит иметь дело.
2. Устройте такой первый день на работе, который запомнится надолго.
3. Составьте формальный план ориентирования и проводите ознакомление по нему.
4. Придумайте четкие правила функции адаптации персонала для каждого отдела, где укажите временные ограничения для всех этапов ввода в коллектив — не отклоняйтесь от них.
5. Ни в коем случае не оставляйте новичка одного с навалившимися проблемами. Спрашивайте о его успехах и поддерживайте — это очень важно для нормального морального состояния.
6. Не забывайте, что адаптация сотрудников занимает достаточно много времени. Установите промежутки в составленном плане, например, на 15, 30, 60, 90 дней и так далее с медленным повышением вовлеченности.
7. Мониторьте достижения коллеги по плану и хвалите за значимые успехи.
8. Составляйте этапы ввода нового работника вместе с ключевыми HR-ми компании.
9. Сообщайте о продвижениях новичка на важных совещаниях.
10. Точно обозначьте прогресс или своевременно реагируйте на появившиеся трудности.

Но, как на практике осуществить подобные принципы? Воспользуйтесь рекомендациями ведущих HR-специалистов компании Oracle — одной из топовых в сфере HRIS-систем:

• составляем онлайн-перечень, где будут указаны все задачи компании, которые необходимо освоить новичку;
• вносим в чек-лист этапы продвижения по каждому заданию и разрешаем просмотр, комментирование прогресса и прием у него/нее фаст-проверок на уровень владения (дополнительно это поможет сообщать руководству о достижениях коллеги);
• готовим документы и/или видеозаписи, где будет описание корпоративной культуры, заповеди и нужные данные по структуре учреждения;
• проверяем, что работнику доступны все сведения, которые нужны для быстрого выполнения должностных обязанностей;
• предоставляем новичку средства для быстрой и простой связи с HR-отделом, IT-отделом и ключевыми людьми в других структурах, чтобы выстроить налаженные каналы коммуникации и быстрого вовлечения в команду;
• обеспечиваем доступ к документам и корпоративным программам с рабочего места и смартфона, а также по конфиденциальным каналам связи при выполнении задач из дома или во время командировок.                                                                                                                     

Методы адаптации персонала требуют от рекрутера больших усилий. Важную роль  для успешного погружения имеет ощущение вовлеченности коллеги в жизнь компании и доступ к связи с главными лицами.

Система адаптации персонала: основные ошибки

Кроме полезных советов, стоит узнать еще и о неудачных приемах. Компания Bamboo HR смогла найти основные факторы прекращения сотрудничества новичков с компанией в первые месяцы благодаря своему исследованию. Давайте рассмотрим, что же влияет на подобное решение:

• расхождение во мнении о выполняемых задачах с непосредственным начальником;
• условия труда, несоответствующие ожидаемым;
• минимальное обучение;
• просто скучно;
• отсутствие ощущения необходимости;
• недостаток скиллов для выполнения поставленных заданий;
• слишком сложно даются рабочие обязанности.                                                                                                                                                                             

Получается, что некоторых пунктов в перечне могло бы и не быть, если бы руководство позаботилось о проведении тренингов для работников, в особенности, обучения новичков. Исходя из исследования, можно сделать вывод, что своевременное ознакомление человека с конкретными задачами поможет избежать одновременно трех факторов преждевременного прекращения сотрудничества.  Это достаточно важная основа, так как неквалифицированный процесс адаптации персонала принесет только вред для корпорации. Речь даже не столько о допзатратах на подбор опытных кандидатов, а скорее о рейтинговых потерях.

Данные исследования указывают, в каком направлении нужно решать вопрос обучения. Избежать разочарований можно с помощью ментора, наставника или коллеги, который мог бы стать советником с первого дня. Такого мнения придерживается 56% опрошенных. Не нужно недооценивать коучинг и командообразующие ивенты для коллектива. В случае необходимости обучение поможет получить опыт применения разных инструментов, которые важны для стабильной работы и взаимодействия с коллегами. 

Классические и нестандартные методы адаптации персонала помогут ускорить внедрение новичка в команду. Когда подобное не учитывается, есть вероятность прекращения сотрудничества с толковым специалистом в скором времени. К тому же, он может уйти к конкуренту, что также оставит вас в невыгодном положении.

Формы адаптации персонала: идеальный первый день

Что потребуется сделать и учесть при ознакомлении нового работника с должностными обязанностями/коллективом? Давайте разбираться и выяснять, на что нужно ориентироваться HR-специалисту.

Первоочередные задачи

Сначала проведите экскурсию по офису, чтобы человек имел представление о самом помещении, расположении кабинетов и прочего. Покажите, где находится обеденная зона, уборная, принтеры, запасы бумаги и другие расходные материалы. Ознакомьте новичка с местом, где хранятся медикаменты, а также объясните отношение начальства к табакокурению. Если в корпорации это разрешено, то покажите место, где можно курить.

Полезные сведения

Проверьте с бухгалтерией необходимые документы по новому работнику. Разошлите письмо о появлении специалиста коллегам и руководству, познакомьте его с непосредственными членами команды и ключевыми лицами учреждения. Дополнительно потребуется рассказать о принятых в корпорации процессах:

• бронировании переговорной комнаты; 
• подключении проекторов;
• помощи сисадмина и так далее.                                                                                                                                                                                                           

Можно даже устроить праздник в честь новичка, главное, чтобы все чувствовали себя комфортно.

Будет уместно

Ничего плохого не будет, если вы возьмете нового работника на обед с главными действующими лицами команды, чтобы обсудить стратегию его должности. Дополнительно можно поведать план к выполнению заданий, которые вошли в список задач на первую неделю. Это еще поможет показать расположение кафе и ресторанов для перекусов.

Теперь после прочтения статьи вы знаете, что такое адаптация персонала, с чего начать вводить в курс дела нового сотрудника, и каких ошибок не стоит допускать, чтобы не прекратить сотрудничество с толковым специалистом в ближайшее время. Первый день становится решающим для обеих сторон. Постарайтесь сделать его максимально информативным, интересным и легким. В этом случае можно получить в свою команду грамотного коллегу и, возможно, отличного друга.